Økonomiavdelingen hos Varelager AS sitter i sitt ukemøte. De har fått et akutt problem. Siden integrasjonen mellom webløsningen for timelistene og lønnssystemet ikke virker som den skal, trenger de noen som kan punche timelister. Vedkommende må starte kjapt, og de blir enige om å lage en kort jobbeskrivelse og melde behovet inn til HR, slik de interne reglene sier at det skal gjøres.
På HR sitter Knut og han har det travelt. Han får jobbeskrivelsen fra økonomiavdelingen, men legger den litt til side fordi akkurat nå sitter han med registreringene for Trine som snart skal i svangerskapspermisjon. Det er ikke så ofte han gjør dette, men han vet at alt må være på stell i forhold til dette, ellers blir det forsinkelser i utbetalingene hennes, og det er ikke bra.
Firmaet har vokst kraftig i det siste, men Knut er fortsatt alene på HR, og har i tillegg ansvar for kvalitetssystemet og eksterne sertifiseringer, og snart kommer det revisjon, så han er litt stresset. Han ser at Trine også jobber på økonomiavdelingen. Kanskje kan han søke etter en vikar for henne samtidig som han søker etter denne puncheren? Han tar fram Trines personalmappe for å se hva hennes arbeidsoppgaver er. Her finner han stillingsbeskrivelsen fra da hun ble ansatt.
Altfor ofte glipper kommunikasjonen mellom den som melder behovet og den som skal ansette.Click To TweetTrine har det også travelt. Hun har jobbet her tre år nå og stillingen hennes har endret seg kraftig. Hun startet som en økonomimedarbeider med en relativt enkel stillingsbeskrivelse, men sitter nå i praksis som leder for fakturaavdelingen, selv om firmaet på organisasjonskartet har verken en fakturaavdeling eller en leder for denne.
Hun lurer på hvem som skal overta hennes arbeidsoppgaver når hun går i permisjon, men hun bekymrer seg ikke så veldig. Hun har tross alt søkt om permisjonen i god tid, og går dessuten rundt med en mage som burde påminne de fleste om hva som er på gang. I tillegg har hun gitt sin sjef beskjed om at Sissel på lageret har tatt en solid økonomiutdannelse på fritiden, og kjenner alle systemer og interne rutiner pluss alle kunder og leverandører godt og ville være en perfekt erstatning for henne når hun går i permisjon.
Knut på HR har fått det ekstra travelt. Kvalitetsrevisoren har ringt og spurt om det er ok å ta revisjonen noen dager tidligere enn planlagt. Knut sier selvfølgelig ja til dette, selv om han vet at dette betyr mange lange dager for både han og andre for å sjekke at tingene virkelig er som de skal.
Han har laget en annonsetekst han syns er god og er klar for å publisere på FINN.
Han ser at kanskje burde han publisert to annonser, men annonsene på FINN er dyre og han har bare budsjett til en. Han får heller sortere søkerne etterpå, tenker han mens han publiserer. Nå er det dessuten lunch.
Hos Quickstep Bemanning sitter Sivert og leser stillingsannonser på FINN. Han må finne kunder og oppdrag, og den beste måten å gjøre dette er å ringe dem som tror de kan ansette selv. Han ser stillingen fra Knuts firma og ringer, men får beskjed om at Knut er til lunch, og bestemmer seg for å prøve igjen litt senere.
Knut kommer tilbake til pulten sin. I lunchen har han fått vite at alt er ikke så OK som han trodde i forhold til den kommende revisjonen. Det blir travelt fremover. I tillegg ser han at det allerede har kommet søkere på stillingen.
Telefonen ringer og det er Quickstep Bemanning. Knut trekker et lettelsens sukk etter samtalen med Sivert. Han er sikker på at bemanningsselskapet, slik han overbevisende har fått beskrevet deres rutiner og prosedyrer, er de rette til å overta hele ansettelsesprosessen. Bemanningsselskapet har lovet å legge ut ny annonse. Han sletter derfor sin egen annonse og konsentrerer seg om den kommende kvalitetsrevisjonen.
Sivert har kopiert teksten fra stillingsannonsen, og gjør seg klar til å publisere den. Han syns den er litt tynn. De er jo tross alt et bemanningsselskap som profilerer seg på å skaffe godt kvalifiserte kandidater. Han hiver på en mastergrad under kvalifikasjoner. Det kan jo ikke skade, tenker han.
Linda sitter hjemme og søker jobb. Hun har nettopp funnet en perfekt jobb hos Varelager AS og sendt søknad. Det er viktig å være tidlig ute. Hun stusser litt da annonsen litt senere er borte, og det er kommet opp en nesten lik annonse fra et bemanningsselskap. Jaja, tenker hun. Hun har jo søkt allerede, så det burde ikke være nødvendig å søke igjen.
Hos Knut på HR synker Lindas søknad lengre og lengre ned blant uleste mail. Han er travelt opptatt med forberedelser til revisjonen, og kan dessuten ikke bli kvitt en følelse av at han har glemt noe. En eller annen beskjed han fikk for noen uker siden om noe med lageret og Sissel og økonomiavdelingen. Det var sikkert ikke noe viktig. Dessuten er rekrutteringsprosessen nå tatt hånd om, og han har blitt lovet kandidater allerede mandag.
Jeg stopper her.
Dette kan gå galt på så mange forskjellige måter at jeg overlater til leserne å finne ut hvordan dette ender. Dette er ikke en sann historie, men jeg er sikker på at hvert enkelt element i den er sant, og at dette foregår hver dag. Derfor er det mange som burde ha forutsetninger for å tenke ut slutten på historien.
Men fakta er dette:
- Altfor ofte finnes det interne løsninger som ikke utnyttes i forhold til stillinger som skal besettes.
- Altfor ofte gjøres det en for dårlig jobb i behovsanalysen for stillingen.
- Altfor ofte glipper kommunikasjonen mellom den som melder behovet og den som skal ansette.
- Altfor ofte velges eksterne bemanningspartnere på feil grunnlag.
- Altfor ofte forsvinner gode søkere i interne systemer.
- Og i fortsettelsen av denne historien, altfor ofte slurves det i onboarding-delen av ansettelsen.
Og om det virkelig finnes et bemanningsselskap der ute som heter Quickstep eller et firma som heter Varelager AS, ber jeg om unnskyldning og lover å endre navnene så snart dere gir meg beskjed.
Denne historien ble først publisert på LinkedIn Pulse i august 2015 og så på denne bloggen i september 2015. Den ble oppdatert og republisert her i juni 2017.
Artikkelen er stengt for kommentarer. Vil du kommentere direkte til meg kan du bruke skjemaet på kontaktsiden. Jeg vil svare så fort jeg kan. Jeg setter også pris på om du deler artikkelen på sosiale medier.
